Elektronische Patientenakte (ePA)

Aktueller Zeitplan und Übergangsregelungen

Nach aktuellen Mitteilungen des Bundesministeriums für Gesundheit (BMG) und der gematik ergeben sich folgende Eckdaten:

• Ab dem 29. April 2025 ist die Nutzung der ePA bundesweit möglich – nicht mehr nur in Modellregionen.
• Die gesetzliche Pflicht zur Nutzung der ePA wird bis zum 1. Oktober 2025 ausgesetzt. In dieser Zeit haben Zahnärztinnen und Zahnärzte die Möglichkeit, sich mit der Anwendung vertraut zu machen.
• Das ursprünglich geplante Abrechnungsverbot bei nicht-konformem PVS wird ebenfalls bis zum 1. Januar 2026 ausgesetzt. Dies wurde auf Nachfrage in einer Informationsveranstaltung der gematik am 16. April 2025 bestätigt.

Wie funktioniert die ePA?

Die ePA ist ein digitales Gesundheitsdokument, das von den Versicherten selbst verwaltet wird. Patienten entscheiden, wer auf ihre ePA zugreifen darf. Zahnärztinnen und Zahnärzte erhalten in einem aktuellen Behandlungskontext oder auf Wunsch der Patienten Leserechte und können in Abstimmung auch Dokumente (z. B. Befunde, Röntgenbilder, Bonusheft) in die ePA einstellen.

Technische Voraussetzungen für Zahnarztpraxen – verständlich erklärt

Um die ePA nutzen zu können, sind folgende Komponenten notwendig:

• TI-Konnektor (ePA-fähig): Dies ist die zentrale Verbindung zur Telematikinfrastruktur (TI), dem sicheren Netzwerk für das deutsche Gesundheitswesen. Damit die ePA genutzt werden kann, muss der Konnektor mindestens die Produkttypversion 5 (PTV5), besser PTV5+, unterstützen. Ihre IT-Betreuung kann prüfen, ob Ihr Konnektor bereits geeignet ist oder ein Update benötigt wird.
• Stationäres eHealth-Kartenterminal: Dieses Gerät liest die elektronische Gesundheitskarte der Patienten ein. In der Regel ist mindestens ein Kartenterminal aus dem VSDM-Erstausstattungspaket bereits in der Praxis vorhanden. Bei aktiver ePA-Nutzung kann ein weiteres Terminal beantragt werden.
• Elektronischer Praxisausweis (SMC-B): Dieser Ausweis identifiziert Ihre Praxis gegenüber der TI. Er ist zwingend erforderlich für jede Kommunikation innerhalb der TI.
• Elektronischer Zahnarztausweis (eZahnarztausweis / HBA): Dieser persönliche Ausweis ist notwendig, um medizinische Daten in der ePA zu lesen oder zu speichern. Ohne HBA darf die ePA nicht bearbeitet werden.
• Internetanschluss und VPN-Zugang: Eine stabile Internetverbindung ist Voraussetzung. Über einen VPN-Zugangsdienst wird eine sichere Verbindung zur TI aufgebaut – dies ist in vielen Praxen bereits mit dem TI-Anschluss eingerichtet.
• Praxisverwaltungssystem (PVS): Ihre Praxissoftware muss ePA-kompatibel sein. Ob Ihr aktuelles System die ePA-Funktionalität unterstützt oder ein Update nötig ist, klären Sie bitte mit Ihrem PVS-Anbieter.

Begleitangebote der KZVWL: Podcast und FAQ

Für Praxen in Westfalen-Lippe stellt die KZVWL begleitende Informationsangebote bereit:

• Podcast-Reihe zur ePA – mit praxisnahen Tipps und Stimmen aus dem Berufsalltag
• FAQ-Dokument zum Nachlesen – Antworten auf häufige Fragen wie: Wer darf was in der ePA sehen oder ändern? Was muss dokumentiert werden? Welche Pflichten entstehen für Zahnarztpraxen?