Die Beendigung der Zulassung und die Stilllegung einer Zahnarztpraxis erfordert sorgfältige Planung und die Einhaltung zahlreicher formaler Schritte. Damit Sie nichts übersehen, haben wir alle wichtigen Aufgaben übersichtlich zusammengestellt – von der Abmeldung bei der KZV bis zur sicheren Außerbetriebnahme technischer Komponenten. Die folgende Checkliste führt Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess und zeigt, wer wofür verantwortlich ist.

  • 4-6 Wochen vor dem geplanten Ende: Kontakt zur zuständigen KZV aufnehmen
  • Formular anfordern (wird meist zugeschickt oder steht online zum Download bereit)
  • Formular sorgfältig ausfüllen, unterschreiben und fristgerecht zurücksenden
  • Bestätigung der Beendigung durch den Zulassungsausschuss abwarten und aufbewahren.

Verantwortlich: Praxisinhaberin, Praxisinhaber oder Praxisverwaltung

  • In vielen Fällen ist der Konnektor gemietet (Systemhaus). Vor Abgabe sicherstellen, dass eine sichere Außer-Betriebnahme erfolgt, da sensible Zertifikate auf dem Gerät sind.
  • Rückgabeoption prüfen: manche Anbieter nehmen Konnektoren zurück oder bieten zertifizierte Vernichtung an. 

CAVE: Unbedingt Bestätigung zur sicheren Löschung/Vernichtung schriftlich einholen.

Verantwortlich: Systemhaus in Abstimmung mit Praxisverwaltung

  • Deaktivierung darf nur über das jeweils zuständige Systemhaus erfolgen.
  • Bei Miet- oder Serviceverträgen: Verträge rechtzeitig kündigen und Gerät nach Wartungsanweisung zurückgeben.

Verantwortlich: Systemhaus oder Praxisverwaltung

  • Kartenterminals sind in der Regel Eigentum der Praxis.
  • Vor der Außer-Betriebnahme: Werkseinstellung zurücksetzen und alle Karten entfernen (z.B. SMC-B, gSMC-KT)
  • Dokumentieren: Seriennummern, Fotos, Rückgabequittung oder Verkaufsbeleg (falls Verkauf geplant)
  • Anbieter kontaktieren, manche nehmen Geräte zurück; sonst: fachgerechter Verkauf oder Entsorgung

Verantwortlich: Praxisverwaltung, IT-Beauftragter oder IT-Beauftragte

  • Kündigung des SMC-B ist nach 2 Jahren möglich
  • Bei vorzeitiger Praxisaufgabe: SMC-B muss umgehend gesperrt werden (über Aussteller/Anbieter oder zuständige KZV), um Missbrauch zu verhindern
  • Hinweis: Die KZV sperrt die SMC-B Karte automatisch einen Monat nach Ende der tatsächlichen Zulassung, dennoch: manuell sperren lassen und Bestätigung einholen

Verantwortlich: Praxisinhaberin oder Praxisinhaber (Antrag/Beauftragung), Anbieter, KZV

  • eHBA ist personenbezogen und kann nicht vorzeitig gekündigt werden; Gültigkeit i.d.R. 5 Jahre
  • Bei Praxisaufgabe: eHBA muss unbedingt gesperrt werden (über den Aussteller/Anbieter)

Verantwortlich: Karteninhaberin oder Karteninhaber (Zahnärztin, Zahnarzt), Karten-Aussteller

  • Prüfen Sie Kündigungsfristen des KIM-Anbieters und kündigen Sie rechtzeitig, um unnötige Folgekosten zu vermeiden.
  • Bestätigung der Vertragsbeendigung aufbewahren.

Verantwortlich: Praxisverwaltung

  • Alle laufenden Fälle vollständig abrechnen und archivieren
  • Prüfen, dass alle elektronischen TI-Funktionen abgeschlossen und übermittelt wurden (z.B. eAu, eRezept, eArztbrief, digitale Röntgenübermittlung)
  • Abschließende Abrechnungsprüfung mit Steuerberater oder Abrechnungsservice durchführen

Verantwortlich: Abrechnungsteam, Steuerberater

  • Behandlungsunterlagen nach Berufsordnung und BZÄK-Vorgaben mindestens 10 Jahre aufbewahren (siehe Berufsordnung für genauere Fristen)
  • TI-Hardware (Konnektor, Kartenlesegerät etc.) darf nicht ungesichert gelagert oder einfach entsorgt werden. Fachgerechte Stilllegung/zertifizierte Vernichtung ist erforderlich.
  • Übergabe von Patientendaten an Dritte (z.B. Nachbehandler) nur nach rechtlicher Prüfung und mit datenschutzkonformer Dokumentation.

Verantwortlich: Datenschutzbeauftrage oder Datenschutzbeauftrager, Praxisinhaberin oder Praxisinhaber